Hướng dẫn xem phòng – Vào ở – Gia hạn hợp đồng – Thủ tục chuyển đi

Chắc hẳn quý khách sẽ có nhiều điều bỡ ngỡ khi lần đầu thuê nhà tại Việt Nam: nên đặt lịch xem phòng như thế nào? Ký hợp đồng ra sao? Gia hạn hợp đồng nhà thế nào?
Vì vậy dưới đây chúng tôi sẽ giải thích cụ thể về các thủ tục: Đặt lịch xem phòng, Đi xem phòng, Ký hợp đồng, Gia hạn hợp đồng, Thủ tục chuyển đi.
Công ty chúng tôi có đội ngũ nhân viên cả người Nhật và người Việt (thành thạo tiếng Nhật/ tiếng Anh), không chỉ hỗ trợ quý khách thủ tục khi vào ở mà còn có thể tư vấn cho quý khách trong trường hợp quý khách gặp vấn đề trong cuộc sống.
Chúng tôi sẽ hỗ trợ quý khách để quý khách có được một không gian sống an toàn và thoải mái nhất.

① Liên hệ

Xin hãy liên hệ với chúng tôi khi quý khách tìm được căn hộ vừa ý.
Ngoài ra, quý khách cũng có thể trao đổi với chúng tôi những nguyện vọng, yêu cầu cụ thể và chúng tôi sẽ đề xuất tới quý khách những căn hộ phù hợp.
・Ngân sách của quý khách
・Khu vực muốn sinh sống
・Thời gian dự định chuyển nhà
・Yêu cầu về trang thiết bị (khóa tự động, thiết bị gia dụng, camera an ninh, v.v)
・Có thể xuất hoá đơn đỏ không?
・Khoảng thời gian thuê nhà (ngắn hạn hoặc dài hạn)

Hãy cho chúng tôi biết những nguyện vọng cụ thể của quý khách!

Về phí thuê nhà

Trong phí thuê nhà bao gồm những gì?
Trong phí thuê nhà có bao gồm tiền nước nhưng không bao gồm tiền điện (quý khách sẽ chịu trách nhiệm thanh toán)
Cách tính tiền điện:
Ở một số khu nhà cho thuê, chủ nhà thường tính thêm phí vào đơn giá tiền điện, và đôi khi quý khách sẽ thấy hóa đơn tiền điện ở Việt Nam còn đắt hơn ở Nhật Bản. Tuy nhiên, với dịch vụ tại công ty chúng tôi sẽ không có tình trạng này. Chúng tôi ký hợp đồng trực tiếp với công ty điện lực, cung cấp cho quý khách dịch vụ điện với giá rẻ nhất.

Chi tiết về thủ tục thanh toán hóa đơn tiền điện tại đây

② Xem phòng (online)

Quý khách hãy xem qua căn phòng mà quý khách thích nhé!
Với dịch vụ của công ty chúng tôi, quý khách có thể đến trực tiếp xem phòng hoặc xem phòng online hay xem phòng trên Youtube.
Ngay cả với những khách hàng đang ở Nhật, quý khách cũng có thể xem phòng khi quý khách muốn.
Quý khách có thể lựa chọn phương thức xem phòng online thông qua các phương thức dưới đây:
・Gọi video call qua LINE
・Skype
・Chụp ảnh, quay video và gửi lại qua mail
Ngoài ra quý khách có thể xem những video các toà nhà mà chúng tôi đăng tải trên Youtube. Chúng tôi sẽ sắp xếp lịch hẹn để quý khách có thể xem phòng online khi quý khách có yêu cầu muốn xem phòng kỹ hơn hay muốn xem điều kiện xung quanh toà nhà.

③ Xem phòng (trực tiếp)

Sau khi xem phòng online quý khách cũng có thể tiến hành ký hợp đồng luôn hoặc đến trực tiếp xem phòng.
Quý khách có thể đến xem phòng trực tiếp nếu quý khách đến Việt Nam du lịch hay đi công tác.
Nhân viên của chúng tôi sẽ đón quý khách theo thời gian và địa chỉ mà quý khách yêu cầu và đưa quý khách đến tham quan căn hộ.

Hướng dẫn về Xem phòng

Quý khách không chỉ có thể xem phòng mà còn có thể kiểm tra tình hình an ninh của khu nhà.
Hiện tại, để đảm bảo an ninh cho khu nhà người ta thường thuê nhân viên an ninh hoặc lắp đặt camera an ninh.
Nếu có nhân viên an ninh, quý khách có thể yên tâm là sẽ có người kiểm soát việc người ra vào căn hộ.
Trong trường hợp căn hộ lắp đặt camera, quý khách nên kiểm tra vị trí và số lượng camera. Nếu có vấn đề gì đó xảy ra, camera có thể ghi lại được, vấn đề sẽ dễ được giải quyết hơn.

④ Chọn phòng phù hợp

Sau khi quý khách đã chọn được căn hộ mà quý khách muốn thuê, thì tiếp đến là bước chuẩn bị để ký hợp đồng.
Quý khách hãy xác nhận những nội dung sau đây:
・Phí thuê nhà
・Sơ đồ nhà
・Trang thiết bị (tolet, vòi sen, van nước, khoá an ninh, v.v)
・Những chi phí cố định không tính trong tiền nhà (tiền mạng, tiền nước, tiền điện, v.v)
・Tiền hợp đồng
・Phương thức thanh toán

⑤ Thương lượng với chủ nhà (phía công ty chúng tôi sẽ phụ trách)

Chúng tôi sẽ thương lượng những điều kiện cuối cùng với chủ nhà.
Nội dung thương lượng với chủ nhà:
・Có thể sử dụng vậy tất cả đồ đạc hiện có hay không?
・Có thể chuyển đi những đồ dùng mà khách hàng yêu cầu không?
・Thảo luận với chủ nhà về những yêu cầu khác của khách hàng.
Chúng tôi sẽ giải quyết những yêu cầu, vấn đề quý khách lo lắng khi vào ở. Đồng thời chúng tôi cũng sẽ kiểm tra xem căn hộ có đáp ứng theo đúng những yêu cầu của quý khách hay không.
Sau tất cả những bước trên, nếu không có vấn đề gì thì có tiến hành ký hợp đồng.

⑥ Hợp đồng

Đầu tiên chúng tôi sẽ nhờ quý khách ký vào Hợp đồng và thu tiền đặt cọc trước. (Tiền đặt cọc thường là 1 tháng tiền thuê nhà.)

Khi ký hợp đồng cần ghi rõ “ngày vào ở” và “ngày thanh toán trước tiền thuê nhà”. Nếu khách hàng là phía doanh nghiệp thì người đại diện ký cần phải xác nhận trước với công ty.
Xin quý khách hãy lưu ý những nội dung trên.

Lưu ý khi ký hợp đồng

Tùy theo hợp đồng có thể có những nội dung không phù hợp với quy định của phía doanh nghiệp nên người ký cần xác nhận trước với công ty.
Ngoài ra, cũng có không ít các trường hợp khách hàng ký hợp đồng trực tiếp với chủ nhà mà không thông qua những công ty như chúng tôi hay những công ty môi giới bất động sản, và rồi phát sinh vấn đề.
Tùy vào từng chủ nhà, tuy nhiên có những chủ nhà sẽ đề xuất giảm tiền thuê nhà với điều kiện đổi lại là không xuất hóa đơn. Vì vậy chúng tôi khuyên quý khách không nên ký hợp đồng trực tiếp với chủ nhà. (Không phải tất cả đều như vậy nhưng nhìn chung 2 bên vẫn cần thương lượng kỹ lưỡng)

⑦ Thanh toán trước

Thời gian thanh toán trước tuỳ thuộc vào khoảng thời gian thuê nhà của quý khách.

【Đối với hợp đồng dài hạn】
Tại Việt Nam, tiền nhà thường được thanh toán 3 tháng 1 lần. Tuy nhiên, tại công ty chúng tôi, quý khách có thể thánh toán theo từng tháng, tuỳ theo nguyện vọng của quý khách.
Hạn thanh toán là trong vòng 7 ngày (tính theo giờ hành chính) trước kỳ hạn thanh toán của tháng đó. (Nếu phía doanh nghiệp có quy định đặc biệt, xin hãy liên hệ với chúng tôi.)

【Đối với hợp đồng ngắn hạn】
Đối với khách hàng thuê nhà dưới 3 tháng, quý khách hàng cần thanh toán trước toàn bộ tiền nhà trong một lần.

Phương thức thanh toán

Phương thức thanh toán phổ biến là chuyển khoản qua ngân hàng, tuy nhiên nếu quý khách không có tài khoản ngân hàng, quý khách có thể thanh toán bằng tiền mặt.
Vì có rất ít nơi mà quý khách có thể thanh toán bằng thẻ tín dụng.

⑧ Thanh toán phí môi giới

Công ty chúng tôi không phải công ty môi giới bất động sản nên quý khách không cần mất bất cứ khoản phí môi giới nào.

⑨ Kiểm tra đồ dùng, trang thiết bị

Sau khi ký hợp đồng xong chúng tôi sẽ tiến hành bàn giao phòng.
Về cơ bản thì đây là bước mà quý khách sẽ cùng chủ nhà liệt kê và kiểm tra những đồ đạc, thiết bị gia dụng và trang thiết bị hiện được lắp đặt. Những trang thiết bị này sẽ được bàn giao như nguyên trạng.
Quý khách hãy kiểm tra xem tình trạng của tất cả đồ đạc, trang thiết bị đó xem có bất cứ vấn đề gì không.

⑩ Vào ở

Sau khi quý khách xác nhận những nội dung dưới đây xong, chúng tôi sẽ bàn giao cho quý khách chìa khoá phòng.
・ Phòng có khác gì so với lúc xem phòng lần trước không?
・ Có điều gì không trùng khớp với nội dung ghi trong hợp đồng không?
Sau khi xác nhận những nội dụng trên xong, quý khách có thể ký vào hợp đồng. Như vậy là mọi thủ tục chính thức sẽ được hoàn thành.

⑪ Giải quyết vấn đề

Để khách hàng gắn bó với căn hộ được lâu dài:
Mỗi công ty sẽ có cách giải quyết khác nhau với những vấn đề phát sinh khi khách hàng chuyển vào ở.
Cũng có không ít trường hợp dịch vụ trước thuê rất tốt nhưng dịch vụ sau thuê lại kém đi trông thấy.
Trong trường hợp thông qua công ty môi giới bất động sản, phía công ty sẽ giúp quý khách thương lượng với chủ nhà để giải quyết vấn đề, nhưng trong trường hợp quý khách ký hợp đồng trực tiếp với chủ nhà, cũng có lúc chủ nhà không thể giải quyết kịp thời những vấn đề của quý khách, dù là việc bị hỏng điều hoà đi chăng nữa.
Ngoài việc quản lý căn hộ, công ty chúng tôi còn xử lý nhanh chóng các vấn đề trong khu vực xung quanh và với cả cơ quan công an nên quý khách có thể an tâm sinh sống.

⑫ Gia hạn hợp đồng

Các điều khoản về gia hạn hợp đồng có thể khác nhau tuỳ thuộc vào việc quý khách thuê nhà ngắn hay dài hạn. Tuy nhiên chúng tôi sẽ thông báo cho quý khách bằng văn bản trước ít nhất một tháng. Nếu không có vấn đề gì, quý khách chỉ cần kiểm tra hồ sơ và ký tên, đóng dấu là có thể gia hạn hợp đồng mà không cần không mất chi phí nào.

⑬ Thủ tục chuyển đi

Khi chuyển ra ngoài, quý khách cần thông báo cho chúng tôi trước một tháng. Khi chuyển đi, chúng tôi sẽ kiểm tra đồ dùng, trang thiết bị trước sự chứng kiến ​​của khách hàng và thanh lý hợp đồng (bao gồm cả thủ tục trả lại tiền đặt cọc).

Lưu ý về việc thanh toán tiền điện

Về cơ bản, tiền nước đã bao gồm trong tiền thuê nhà, nhưng tiền điện sẽ do khách hàng chi trả, tuy nhiên công ty chúng tôi sẽ thay quý khách thanh toán tiền điện.
Dù là khách hàng doanh nghiệp, thì tiền điện thường vẫn là do phía khách hàng tự chi trả.

【Thủ tục thanh toán hóa đơn tiền điện】
(1) Công ty chúng tôi sẽ thay mặt quý khách thanh toán tiền điện → (2) Chúng tôi sẽ tính tiền điện cho khách hàng → (3) Khách hàng sẽ thanh toán tiền điện cho chúng tôi.
Công ty chúng tôi cam kết sẽ luôn hỗ trợ quý khách trong cuộc sống mà không có bất cứ khoản thanh toán nào cho một công ty nào khác.

Đăng ký tạm trú

Ở cả Nhật Bản và Việt Nam đều cần đăng ký tạm trú. Và công ty chúng tôi sẽ đảm nhận việc này.
Để chuyển vào ở quý khách chỉ cần hoàn tất việc ký kết hợp đồng, mà không cần làm bất cứ thủ tục nào khác. Tất cả đều đã có công ty chúng tôi lo liệu.

Về vị trí căn hộ

Việc chọn vị trí nơi ở là là một việc rất thú vị khi quý khách đi tìm một căn hộ. Có lẽ có nhiều vị khách chuyển nhà vì mục đích công việc nên chúng tôi xin đề xuất khu vực có nhiều người Nhật.
Chúng tôi có nhiều căn hộ tại khu vực này.
Khu vực này được gọi là “khu người Nhật” vì có an ninh tốt, có môi trường thích hợp cho người Nhật làm việc, đi lại, nuôi dạy con cái và cũng gần các cơ quan, hội trường, nhà hàng Nhật, siêu thị Nhật.